Das Zielvereinbarungsgespräch ist vielleicht eines der wichtigsten Instrumente im Führungskontext. Da es extrem viel über die jeweilige Führungskompetenz aufzeigen kann, ist es jedoch auch ein zweischneidiges Schwert:
Auf der einen Seite bietet das Zielvereinbarungsgespräch die Chance, dass du deine Mitarbeitenden zu Höchstleistungen motivieren kannst - egal, wo sie gerade stehen.
Ein falscher Umgang kann allerdings einiges an Schaden verursachen. Falsch angewendet setzt du deine Teammitglieder unter Druck und treibst sie in die innere (oder tatsächliche) Kündigung. Beim Mitarbeitergespräch heißt es deshalb: Vorbereitung ist die halbe Miete!
In diesem Artikel erfährst du alles, was du über das Zielvereinbarungsgespräch wissen musst. Wir zeigen dir, welche rechtlichen Grundlagen es gibt, wie das Instrument eingesetzt wird und welche Fehler du besser vermeiden solltest. Am Ende bekommst du von uns einen Fahrplan an die Hand, mit welchem du dich optimal auf das nächste Zielvereinbarungsgespräch vorbereiten kannst!
Laut Arbeitsrecht ist eine Zielvereinbarung eine „vertragliche Nebenabrede zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, mit der festgelegt wird, dass bestimmte erwünschte Zustände/ Ziele innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erreicht werden sollen. Aufgrund der Zielvereinbarung verpflichtet sich der Arbeitnehmer dazu, zur Zielerreichung beizutragen.“ [Quelle]
Als Führungskraft solltest du das Schließen einer Zielvereinbarung nicht auf die leichte Schulter nehmen, da es viele mögliche Fallstricke zu berücksichtigen gibt. So muss beispielsweise geklärt werden:
Normalerweise können sowohl quantitative als auch qualitative Ziele erreicht werden. Während quantitative Ziele relativ leicht messbar sind, erfordert ein qualitatives Ziel etwas mehr Anstrengung, um nachvollziehbar und transparent aufgestellt zu werden.
So wäre es nicht in Ordnung, wenn du von deinen Mitarbeitenden nur erwartest, „besser“ zu arbeiten. In einer Zielvereinbarung müssen konkrete Maßnahmen festgelegt werden, die später – notfalls auch arbeitsgerichtlich – überprüfbar sind (ja, genau so verkopft kann man das Ganze in Deutschland angehen).
Da meist der Arbeitgeber für die Überprüfung der Zielerreichung zuständig ist, solltest du insbesondere für die Planung des Gesprächs sowie die Konkretisierung der Inhalte etwas mehr Mühe aufwenden.
Wer an Zielvereinbarung denkt, denkt auch schnell an Leistungsprämien. Während dies zwar in manchen Bereichen durchaus üblich ist, kann ein Zielvereinbarungsgespräch unabhängig davon viel mehr. Entscheidend ist hier immer der Grund, aus welchem du ein solches Mitarbeitergespräch führen willst.
Wie du bereits aus unserem Artikel zur situativen Führung weißt, hast du als Führungskraft 6 Rollen inne, die sowohl bei der Vorbereitung als auch Durchführung eines Zielvereinbarungsgesprächs zum Einsatz kommen.
Ein Mitarbeitergespräch zur Zielvereinbarung kann grundsätzlich drei Funktionen erfüllen:
Die vielleicht angenehmste Art eines Mitarbeitergesprächs findest du im Personalentwicklungsgespräch. Hier kannst du als Führungskraft zeigen, dass du in deiner Führungsrolle als Personalentwickler:in, die Stärken und Schwächen deiner Mitarbeitenden kennst und so ihr volles Potenzial ausschöpfen kannst. Gemeinsam könnt ihr Ziele suchen, welche sie im Rahmen ihrer Karriereentwicklung erreichen wollen, sollen und können.
Belohnungen für die Zielerreichung können hierbei unterschiedlich aussehen und hängen stark von der Branche und dem Unternehmen selbst ab, in welchem du tätig bist. Neben monetären Anreizen (Boni, Sonderzahlungen, Prämien) können weiterführende Karriereschritte, erfüllende Projekte oder Weiterbildungen in Aussicht gestellt werden. Hierbei gilt für dich als Führungskraft herauszufinden, welche Art von Zuwendung, der sogenannten Incentivierung, deine Teammitglieder auch nachhaltig motiviert.
Immer dann, wenn ein Zielvereinbarungsgespräch ein Teammitglied wieder in die Spur führen soll, spricht man (aus rechtlicher Sicht) von einer Durchsetzung des Weisungsrechts.
Im modernen Führungsverständnis sollte so ein Zielvereinbarungsgespräch nicht dazu dienen, zu demonstrieren, wer das Sagen hat. Vielmehr sollte dieses Instrument dazu dienen, die Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin wiederherzustellen. Kennt ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin seine/ ihre Aufgaben nicht, solltest du als Führungskraft als Coach fungieren und mit deinem Teammitglied gemeinsam herausfinden, wie es wieder fokussiert und zielführend in den Flow kommen kann. Darüber hinaus solltest du aufzeigen, welchen Impact das Teammitglied und seine Rolle auf den Unternehmenserfolg hat.
Zuletzt dient das Zielvereinbarungsgespräch der Koordination von anstehenden Aufgaben. Im Gespräch kann die Führungskraft gemeinsam mit dem oder der Mitarbeiter:in festlegen, welche Aufgaben & Projekte passen und daraus ein SMARTes Ziel formulieren. So kann die Führungskraft sicherstellen, dass alle wichtigen Aufgaben durch die Mitarbeitenden abgedeckt werden und sinnvoll terminiert wurden.
Als moderne Führungskraft solltest du das Instrument der Mitarbeitergespräche flexibel und situativ anwenden können. Dafür stellst du zunächst sicher, dass du die Grundlagen eines Mitarbeitergespräches in- und auswendig kennst! Darunter zählt die ausreichende Vorbereitung des Gespräches durch alle Beteiligten, die Einbeziehung des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin sowie ein systematisches, einheitliches Vorgehen und das Wissen über die Grundlagen der Psychologie für Führungskräfte.
Um die richtige Strategie für dein Zielvereinbarungsgespräch zu finden, solltest du die Umstände des Gespräches reflektieren. Wir haben dir dafür drei (leicht überspitzte) Typen von Mitarbeitenden mitgebracht:
Dein Mitarbeiter bzw. deine Mitarbeiterin hat die richtigen fachlichen Voraussetzungen, um eine gute Leistung zu erbringen. Doch diese Leistung wird nicht erbracht. Das sogenannte Kompetenz-Performanz-Problem beschreibt eben diese Situation. Die Fähigkeit etwas zu erreichen differiert dabei stark von der tatsächlichen Leistung. Der Grund dafür? Fehlende Motivation!
Ist dies bei einer oder einem deiner Mitarbeitenden der Fall, solltest du dir folgende Fragen stellen:
Hast du diese Fragen für den oder die Mitarbeiter:in durchgegangen, bist du bereit für das Zielvereinbarungsgespräch. Da er/ sie meist nicht mehr weiß, wofür er/ sie noch Leistung erbringen soll, ist es besonders wichtig, im Gespräch nicht nur Ziele festzulegen, sondern gemeinsam zu erarbeiten, wieso die Zielerreichung wichtig für sowohl den persönlichen Erfolg des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin als auch für den Erfolg des gesamten Unternehmens ist.
Beziehe deine:n Mitarbeiterin aktiv in die Zielformulierung ein, um das Commitment gegenüber des Ziels zu steigern und so eine sichere Motivationsgrundlage zu schaffen. Also: Zeige auf, wofür es sich zu arbeiten lohnt und schätze die Leistungen wert. Dadurch sicherst du nicht nur die Leistungserbringung, sondern auch die Motivation und langfristig die Zufriedenheit & Loyalität deines Mitarbeiters bzw. deiner Mitarbeiterin.
Ein eher undankbares Gespräch, welches deine Qualitäten als Führungskraft einmal mehr unter Beweis stellt. Wie bei den unmotivierten Mitarbeitenden erbringt der/die frustrierte Arbeitsverweigerer:in nicht die gewünschte Leistung. Doch während zuvor lediglich die Motivation fehlte, liegt hier das Problem meist tiefer. Gründe für eine unbefriedigende Leistung können hierbei die Unzufriedenheit mit dem Arbeitsumfeld, Unzufriedenheit mit dem Führungsstil oder private Probleme sein. Um auch in dieser Situation ein produktives Mitarbeitergespräch führen zu können, musst du dir zunächst folgende Fragen stellen:
In dieser Situation kann ein Zielvereinbarungsgespräch Anlass bieten, mögliche Probleme aufzudecken und gemeinsam nach Aufgaben und Zielen zu suchen, die die Unzufriedenheit beseitigen. Liegen allerdings schwerwiegende Probleme hinter der Unzufriedenheit, solltest du deinem Mitarbeiter bzw. deiner Mitarbeiterin Unterstützung anbieten. Im beruflichen Kontext kann hier Coaching durch dich als Führungskraft oder eine:n externe:n Coach:in zur Lösungssuche beitragen und die Leistungsfähigkeit wiederherstellen.
oft helfen hierfür systemische Fragetechniken, die du als Führungskraft anwenden kannst (hier geht’s zum systemischen Fragenkatalog für Führungskräfte).
Der ideale Einstieg, um deine Zielvereinbarungsgespräche zu üben. Der/ die Mitarbeiter:in erbringt generell zufriedenstellende Leistungen und ist motiviert für neue Aufgaben und Ziele.
Hier bist du kein Problemlöser, sondern du orientierst dich am Führungsgrundsatz „fördern und fordern“. Vor dem Gespräch solltest du folgende Fragen beantworten:
Im Zielvereinbarungsgespräch solltest du mit deinem Mitarbeiter bzw. deiner Mitarbeiterin gemeinsam festlegen, welche Ziele für die kommende Zeit angegangen werden sollten und welche Anforderungen dies an den/ die Mitarbeiter:in stellt. Die Herausforderung liegt hier insbesondere darin, realistische Ziele zu vereinbaren, die dem Leistungsniveau des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin entsprechen. Darüber hinaus könnt ihr festlegen, durch welche möglichen Weiterbildungen das Leistungsniveau peu à peu verbessert werden kann.
Du weißt nun, wozu ein Zielvereinbarungsgespräch vorgesehen ist und welche Strategien es für verschiedene Situationen gibt. Dann wird es jetzt Zeit, sich der praktischen Seite des Mitarbeitergesprächs zuzuwenden!
Hier erfährst du, wie du in drei Schritten das perfekte Zielvereinbarungsgespräch planst, umsetzt und nachbereitest!
Ohne Vorbereitung brauchst du dich gar nicht erst in ein Mitarbeitergespräch zu begeben. Denn: Sobald dein:e Mitarbeiter:in bemerkt, dass du dir selbst vorab keine Zeit genommen hast und für Probleme keine Lösungen präsentieren kannst (das aber von ihm/ ihr verlangst), wird deine Motivationsrede den Bach runtergehen.
Um das zu vermeiden, solltest du das Zielvereinbarungsgespräch strukturieren. Auch wenn die RGFSE-Methodik aus unserem Leadership Programm dir den perfekten Plan gibt, hilft es auch schon, die folgende Aspekte erarbeiten, die gleichzeitig als Orientierung für die Gesprächsführung dienen:
Nach einem Zielvereinbarungsgespräch ist (idealerweise) vor einem Zielvereinbarungsgespräch! Damit du optimal für das Gespräch vorbereitet bist und individuell auf deine:n Mitarbeiter:in eingehen kannst, solltest du die Informationen aus vergangenen Gesprächen sichten. So kannst du direkt prüfen, ob die zuletzt vereinbarten Ziele erreicht oder nicht erreicht wurden, ob geplante Weiterbildungen den gewünschten Erfolg mit sich gebracht haben oder nicht und so weiter.
Um die Effizienz des Gespräches sicherzustellen, solltest du deinem Mitarbeiter bzw. deiner Mitarbeiterin frühzeitig vor dem geplanten Gespräch kommunizieren, was der Anlass und der grobe Ablauf des Gespräches sein wird. So kann und sollte sich auch dein:e Mitarbeiter:in zielgerichtet auf das Gespräch vorbereiten.
Die Wahl der Gesprächszeit sowie des Ortes sind wichtiger, als du vielleicht denkst. Generell sollten derartige Gespräche im Idealfall nicht im Büro der Führungskraft stattfinden, da dies wie ein Machtgefälle zwischen Führungskraft und Mitarbeiter:in wirken kann. Suche dir daher einen neutralen Raum oder suche den/ die Mitarbeiter:in an seinem/ ihrem Arbeitsplatz auf. Plane ebenfalls ausreichend Zeit für das Gespräch ein und baue Pufferzeiten ein, damit du dir voll Zeit für deinen Mitarbeiter bzw. deine Mitarbeiterin nehmen kannst.
Bei der Planung eines Zielvereinbarungsgespräches denkst du im Idealfall zuerst an das Ende. Was ist das Ergebnis, was du am Ende des Gespräches mit deinem Mitarbeiter bzw. deiner Mitarbeiterin erzielt haben möchtest? Lege das Gesprächsziel zu Beginn fest. So kannst du zu Ende des Gespräches den Erfolg des Gespräches besser bewerten.
Als moderne Führungskraft lässt du dich nicht von einer unvorhergesehenen Situation überrumpeln. Du solltest daher immer vorbereitet sein, wenn das Mitarbeitergespräch nicht deinen Vorstellungen entsprechend verläuft. Vielleicht kochen Emotionen bei deinem Gegenüber hoch, dein:e Mitarbeiter:in ist mit den gesteckten Zielen nicht einverstanden oder kommt unvorbereitet zum Gespräch. Erarbeite dir für alle diese Fälle einen Plan B.
Du hast dich und deine:n Mitarbeiter:in nun optimal für das Gespräch vorbereitet. Dann kann’s ja losgehen! Beim Gespräch selbst solltest du ebenfalls auf einiges achten, um einen erfolgreichen und effizienten Ablauf sicherzustellen.
Wo stehen die Stühle? Steht dein Schreibtisch zwischen euch? Gibt es Getränke? Muss dein Gegenüber direkt ins grelle Sonnenlicht blicken? Auch der Gestaltung der Gesprächssituation solltest du ein angemessenes Gewicht beimessen und mögliche Störfaktoren zu Beginn beseitigen.
Als moderne Führungskraft hast du dir bereits im Vorfeld ein Repertoire aus Gesprächstechniken angeeignet, die du im Zielvereinbarungsgespräch nun sinnvoll einsetzen kannst. Du willst klar und deutlich deine Erwartungen formulieren, empathisch auf die Bedürfnisse und Situation deines Mitarbeiters bzw. deiner Mitarbeiterin eingehen und mit ehrlichem Interesse Strategien zu einer gemeinsamen Zielerreichung entwickeln. Hier hast du dich bereits vorbereitet, solltest jedoch flexibel auf den Input deines Mitarbeiters bzw. deiner Mitarbeiterin reagieren, da du nicht den Eindruck einer Scheinbeteiligung erwecken willst!
Genauso wichtig wie eine gute Vorbereitung ist die entsprechende Nachbereitung. Hier wird einerseits die getroffene Vereinbarung der Ziele schriftlich festgehalten. Diese kann – je nach Gesprächsanlass und Beteiligungsgrad – bereits vorformuliert oder mit deinem Mitarbeiter bzw. deiner Mitarbeiterin im Gespräch entwickelt werden.
Außerdem solltest du vereinbarte Unterstützungsmaßnahmen direkt angehen um dem/ der Mitarbeiter:in zu zeigen, dass auf dich Verlass ist (z. B. das Anmelden des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin beim vereinbarten Weiterbildungsprogramm).
Andererseits solltest du bei der Nachbereitung die Gelegenheit nutzen, das Zielvereinbarungsgespräch zu dokumentieren und deine Gedanken zu notieren. Spätestens beim nächsten Zielvereinbarungsgespräch bist du dankbar für diese Dokumentation. Dazu zählen Fragen wie:
Es bedarf nicht immer jahrelanger Erfahrung, um ein großartiges Mitarbeitergespräch zu führen. Angemessene Vorbereitung und Reflexion nach der Durchführung ersetzen oft Jahre unreflektierten Führungsverhaltens und verschaffen dir so einen deutlichen Vorsprung! Sorge dafür, dass auch du an deinen Skills arbeitest, die für das nächste Mitarbeitergespräch hilfreich sein könnten!
Ein Zielvereinbarungsgespräch ist kein Hexenwerk, hält jedoch einige Fallstricke für die unvorbereitete Führungskraft bereit. Um hier Fehler zu vermeiden, solltest du deshalb folgende Dinge beachten:
Richtig eingesetzt kann das Instrument des Zielvereinbarungsgesprächs deine Mitarbeitenden zu Höchstleistungen anspornen und dabei nicht nur ihre Produktivität, sondern auch ihre Arbeitszufriedenheit und Bindung an das Unternehmen stark verbessern.
Das TAM Leadership Festival
"The Beat of Leadership - Zukunft im Takt der Veränderung!"
Feier mit uns ein Learning Festival der Extraklasse. Die besten Leadership & New Work Expert:innen des Landes hautnah!
Wir freuen uns, dir mehr über unsere Trainings erzählen zu können.
Du willst lieber direkt persönlich Informationen erhalten? Dann ruf uns einfach an:
* Wir respektieren deine Daten. Mit Klick auf den oben stehenden Button ‘Ja, ich bin einverstanden’ erklärst du dich insbesondere mit dem Punkt 'Kontaktformular' unserer Datenschutzerklärung einverstanden. Weitere Informationen zum Datenschutz findest du in unserer Datenschutzerklärung.
Die TAM hilft Unternehmen dabei, ihre Mitarbeiter:innen zu entwickeln und Kulturen zu transformieren. Mit über 40 Jahren Erfahrung und über 1000 ausgebildeten Trainerinnen und Trainern zählt sie zu den renommiertesten Akademien Deutschlands.
+49 30 209 66 749
